Registrierkassenpflicht & Signaturerstellungseinheit in Österreich

Apr 29

Registrierkassenpflicht & Signaturerstellungseinheit: Wen betrifft's? Ab wann? Ausnahmen und Sanktionen? Alle Infos vom Experten!

Registrierkassenpflicht, Belegerteilungspflicht und Signaturerstellungseinheit - die neuen Regelungen des Steuerreformgesetzes in Österreich bringen viele Unsicherheiten für den Einzelhandel mit sich. Zum 1. Mai 2016 wird es allerdings ernst. Wir haben mit Steuerberater Christoph Schmidl von der IB Interbilanz gesprochen und bringen Licht ins Dunkel des Reformendschungels.

Was ändert sich in Zukunft für Händler in Österreich?

Christoph Schmidl: „Der Kernpunkt sind die zwei wesentlichen Neuerungen: die Belegerteilungspflicht und die Registrierkassenpflicht. Diese sind einerseits gesetzlich geregelt und andererseits mit umfangreichen Verordnungen belegt, die leider einiges an Unsicherheit produziert haben.

Es gibt nun eine generelle Verpflichtung für Einzelhändler, bei jedem Geschäftsvorgang einen Beleg zu erteilen und eigentlich auch für jeden Kunden, diesen Beleg anzunehmen (Belegannahmepflicht). Daneben ist der ganze Bereich der Einzelaufzeichnungspflicht von Geschäftsfällen neugeregelt worden, der früher mit einer relativ großzügigen Ausnahmeregelung versehen war. Wenn bestimmte Umsatzgrenzen überschritten werden, ist nun jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen, wofür es eine Registrierkasse bzw. ein elektronisches Aufzeichnungssystem bedarf.‟

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Christoph Schmidl: „Wenn der Jahresumsatz eines Unternehmens über 15.000 Euro netto und der Barumsatz über 7.500 Euro netto liegt, dann ist zwingend eine Registrierkasse bzw. ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Die große Neuerung dabei ist, dass der Begriff des Barumsatzes vom Österreichischen Finanzministerium so interpretiert wird, dass dieser sich eben nicht nur auf reine Cashbewegungen bezieht, sondern auch auf Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte, Handyzahlung, Gutscheinen oder Paypal. Alle diese Zahlungsarten sind als Barumsatz zu betrachten. Einzig ausgeschlossen ist der Kauf auf Rechnung mit anschließender Überweisung.”

Wie sehen die Regelungen im Detail aus?

Christoph Schmidl: „Grundsätzlich sind zur Registrierkassenpflicht zwei wesentliche Stichtage zu nennen: Das ist zum einen der 1.1.2016 sowie der 1.1.2017. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hätte es gern so ausgelegt, das bereits die Umsätze von 2015 in die Beurteilung mit aufgenommen werden, ob die Registrierkassenpflicht greift und diese somit ab 1.1.2016 gilt, wenn man die Umsatzgrenze im Jahr 2015 überschritten hat. Diese Regelung ist allerdings vom Verfassungsgericht aufgehoben worden, das festgelegt hat, das im Gesetzestext keine Rückwirkung vorgesehen ist. Daher greift die Registrierkassenpflicht frühestens ab 1.5.2016. Dieser Beschluss ist vom März 2016 und damit noch brandaktuell. Der frühestmögliche Zeitraum, der der Beurteilung zugrunde gelegt wird, ist daher der Umsatzsteuerzeitraum Jänner. Wenn ich also bereits im Umsatzzeitraum Jänner bei über 15.000 Euro Gesamtumsatz und über 7.500 Euro Barumsatz liege, dann greift die Registrierkassenpflicht ab dem frühstmöglichen Zeitraum und das ist der vierte Folgemonat und damit der 1. Mai. Ab dem Zeitpunkt gilt dann die Registrierkassenpflicht nach dem „Stand 2016“. Daneben greift dann im zweiten Halbjahr 2016, mit dem großen Stichtag 1.1.2017, die Pflicht der Signaturerstellungseinheit. Bis spätestens 31.12.2016 kann die Registrierkasse ohne Signaturerstellungseinheit und ohne Umsatzspeicher verwendet werden.

Hinsichtlich der Signaturerstellungseinheit gibt es in Österreich zwei Anbieter, A-Trust und sowie Global Trust. Theoretisch besteht aber die Möglichkeit, diese Signaturerstellungseinheit bei jedem zertifizieren Anbieter aus der EU zu erwerben. Es ist eigentlich Verpflichtung jedes Kassenherstellers, diese Einheit in die Kassensysteme zu implementieren und für jede einzelne Buchung – am Beleg und im Protokoll – einen Signaturwert zu vergeben. Dieser Signaturwert ist dann auf dem Beleg abzudrucken.‟

Wie verhält es sich mit Onlineshops?

Christoph Schmidl: „Reine Onlineshops sind zwar von der Registrierkassenpflicht, nicht aber von der Belegerteilungspflicht ausgenommen. Jedoch ist man als Betreiber eines Onlineshops nicht verpflichtet, Belege mit Signaturerstellungseinheiten auszugeben. Hier reicht ein normaler Beleg (Einzelerfassung im Rechnungswesen) ohne Signatur aus.‟

Gibt es Ausnahmen und wenn ja für wen?

Christoph Schmidl: „Von den Regelungen ausgenommen sind Unternehmer, die unter die so genannte Kalte Hände Regelung fallen. Hier gilt ein Umsatz von bis zu 30.000 Euro netto im Jahr und betrifft alle Unternehmer, die ihre Umsätze im Freien ausführen, wie Maroni- oder Eisverkäufer mit typischen Jahrmarkts- oder Christkindlständen. Diese sind sowohl von der Belegerteilungspflicht sowie der Registrierkassenpflicht ausgenommen, wenn sie die benannte Umsatzgrenze nicht überschreiten. Wenn Sie sie überschreiten, dann greift auch diese Ausnahmeregelung nicht mehr.

Umsätze Österreichischer Unternehmen im Ausland sind ebenso nicht von der Registrierkassenpflicht umfasst. Zudem sind Vereine, die nicht öffentlichen Rechts sind (wie z.B.: freiwillige Feuerwehren), unter bestimmten Voraussetzungnen mit Ihren Vereinsfesten befreit, sowohl von der Belegerteilung als auch von der Registrierkassenpflicht.

Mobile Berufe sind zwar nicht von der Registrierkassenpflicht befreit, müssen aber keine Registrierkasse mit sich führen. Die Belege, die Beispielsweise eine mobile Friseurin an Ihre Kunden für jeden einzelnen Geschäftsfall ausgibt, können dann am Abend in der Registrierkasse nacherfasst werden. Ob das jetzt eine so große Erleichterung ist, steht allerdings zur Frage, wenn ich da z.B. allein an Ihr Kassensystem denke, das sowieso schon für den mobilen Gebrauch konzipiert ist. In dem Fall sehe ich eine mobile Kasse als größere Erleichterung. Vor allem, da die Belegerteilungspflicht auch elektronisch umgesetzt werden kann. D.h., wenn ich ein mobiles Kassensystem sowie die E-Mail-Adressen von meinem Kunden habe, dann benötige ich nicht einmal einen mobilen Drucker, sondern kann den Beleg vor Ort erstellen sowie per E-Mail versenden und habe dann der Registrierkassenpflicht als auch der Belegerteilungspflicht Genüge getan.‟

Was muss ich beachten, wenn ich den Pflichten noch nicht nachgegangen bin? 

Christoph Schmidl: „Man sollte sich in jedem Fall beraten lassen. Jeden Tag findet man irgendeinen Beitrag zur Registrierkassenpflicht in den Medien. Darunter sind zum Teil auch falsche und verwirrende Informationen, die unter anderem auch von den Interessensvertretungen und Experten verbreitet werden. Ein strittiger Punkt ist da z. B., was jetzt genau in Hinblick auf die Bankomatumsätze zu erfassen ist. Sind diese Bankomat- oder Kreditkartenumsätze nur hinsichtlich der Umsatzgrenze zu betrachten oder auch verpflichtend in der Registrierkasse zu erfassen?

Von daher kann ich nur empfehlen, sich beraten zu lassen, zu erheben, in welcher Branche man tätig ist, wie da die Geschäftsfälle aussehen und wieviel Umsätze man generiert. Darauf aufbauend sollte man sich dann die passende Soft- und/oder Hardware suchen und sich entsprechend bei der Implementierung begleiten lassen. Es gibt so viele neue Pflichtigkeiten und Fallstricke, dass es einfach schade ist, wenn man als Unternehmer Fehler macht oder Dinge übersieht, was einem leicht passieren kann.

Nochmal kurzgefasst: Kauf der entsprechenden Software/Hardware – Implementierung im Betrieb – ab 07/2016 Registrierung der Signaturerstellungseinheit – ab 01/2017 Vollbetrieb.”

Wie wird das Befolgen überprüft? Mit welche Konsequenzen hat man bei Nichteinhaltung zu rechnen?

Christoph Schmidl: „Auf Grund der Entscheidung des Verfassungsgerichtshofes, dass die Registrierkassenpflicht frühestens ab 1.Mai 2016 gilt, verhält es sich derzeit noch so, dass die Finanzverwaltung auf Beratung durch die Finanzpolizei setzt. Aktuell werden noch sogenannte Compliance Nachschauen mit proaktiver Beratung ohne Bestrafung durchgeführt. Ab 1. Mai wird die Prüfung dann in zwei Schritten ablaufen: Zum einen die Prüfung durch die Finanzpolizei, die ab dann unangekündigt verläuft und den Ist-Stand erhebt. Wenn Probleme auftreten, werden Strafen verhängt und es kann weiterfolgend auftreten, dass die Finanzpolizei die Akten an das Finanzamt weitergibt, welches anschließend eine Betriebsprüfung einleitet.

Die Betreibsprüfung ist auch der Schritt, in dem die Registrierkassenpflicht geprüft werden kann. Die Betriebsprüfung kann regulär erfolgen oder eben aufgrund einer Meldung der Finanzpolizei. Die Prüfung der Finanzpolizei kann sich somit auf eine Betriebsprüfung ausweiten, die stets auf Zeiträume der Vergangenheit schaut. Das große Problem ist dabei die Unsicherheit für den Unternehmer. Wenn ich trotz Verpflichtung keine Registrierkasse nutze, ohne jedoch Fehler zu begehen, das heißt alle Geschäftsfälle ordnungsgemäß aufzeichne, geht dennoch die Vermutung der ordentlichen Buchführung verloren. Dann darf das Finanzamt die Umsätze schätzen, was nun wirklich in keinem Unternehmer-Interesse liegt.

Da es derzeit keine Information darüber gibt (Stand: 29.04.2016), dass diese dreimonatige Schonfrist noch einmal nach hinten verschoben wird, besteht nach jetzigem Stand die Möglichkeit, dass ab 1. Mai 2016 Strafen verhängt werden. Bei der Nichtverwendung einer Registrierkasse besteht eine Finanzordnungswidrigkeit die mit einer Geldstrafe von bis zu € 5.000 geahndet wird. Bei einer Manipulation haben wir es – je nach Höhe der hinterzogenen Steuer – mit einer Finanzordnungswidrigkeit bis Abgabenbetrug zu tun, die mit Freiheitsentzug von bis zu 10 Jahren und einer Geldstrafe von bis € 2,5 Mio. verhängt wird. Hinsichtlich der Belegerteilung handelt es sich bei keiner Belegaussstellung oder bei einer vorschriftswidrigen Aufbewahrung ebenso um eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe von bis zu € 5.000 geahndet wird.”